Przechowywanie dokumentów – jak powinno wyglądać

Przechowywanie dokumentów przez określoną ilość czasu jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Dokumenty tracą swoją ważność po upływie określonego terminu. Dla większości z nich trwa on 5 lat, jednak istnieją wyjątki, w których dokumenty należy przechowywać dłużej. Okres ten może wynosić nawet lat 50. Co zrobić aby nie zagubić się ogromnej ilości dokumentów? Ważna jest odpowiednia segregacja oraz korzystanie z możliwości, jakie daje nam dzisiejszy świat.
Uporządkowanie dokumentacji
Odpowiednie przechowywanie dokumentów polega na tak zwanym „porządku w papierach”. Należy zadbać o to, aby dokumenty były odpowiednio grupowane, z podziałem na rok wydania, na obszar jakiego dotyczą lub projektu, którego są potwierdzeniem. Dzięki spójnemu systemowi opisów konkretnych teczek czy segregatorów możliwa jest spójna praca oraz łatwość dostępu do dokumentów, które są potrzebne w danym momencie.
Gdzie przechowywać dokumenty
Dokumenty najlepiej przechowywać w archiwum, które znajduje się w siedzibie firmy. Powinno być to obszerne pomieszczenie wyposażone w regały oraz półki, które służyły by za odpowiednie miejsce dla dokumentów. Niestety, coraz więcej nowo powstałych firm nie dysponuje takimi obiektami. Biura są małe, a na znajdujących się tam półkach znajdują się jedynie najważniejsze dokumenty oraz pliki.
To zjawisko zauważyły pewne firmy, które rozpoczęły proponować usługę jaką jest wynajem magazynów lub kontenerów służących za archiwa, do których dostęp posiadają jedynie wynajmujący. Jest to bardzo dobre rozwiązanie dla osób, które nie dysponują odpowiednią powierzchnią biurową.
Digitalizacja
Często okazuje się, że konieczny jest dostęp do dokumentów, które zostały przewiezione do oddalonego o kilka kilometrów archiwum.

W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej. Taką możliwość daje digitalizacja, która polega na przekształceniu papierowych plików w ich elektroniczne odpowiedniki. Jest to rozwiązanie, które pozwoli na utrzymanie porządku w dokumentach.